Jede Transaktion, die während des Signierens eines Dokuments stattfindet, wird sicher gespeichert. Sobald ein Dokument fertiggestellt ist, wird dieses Protokoll in einen Audit Trail übersetzt und an Ihr endgültiges PDF-Dokument angehängt. Sie können jedoch auch auf eine Nicht-PDF-Version Ihres Audit-Trails für jedes abgeschlossene Dokument zugreifen, indem Sie zu Ihrer Liste „Completed documents“ navigieren und „Audit-Trail“ aus dem Menü der rechten Schaltfläche auswählen.
⚠️Möglicherweise bemerken Sie unbekannte IP-Adressen in Ihrem Audit Trail
Wenn ein Dokument per E-Mail verschickt wird, ist es gut zu bedenken, dass einige E-Mail-Clients Virenscanner enthalten, die Links in der E-Mail öffnen, um sie auf Malware zu scannen. Der Scanner kann den empfangenen Signaturlink scannen, und der Scan kann von jeder IP-Adresse aus durchgeführt werden, nicht unbedingt von der IP des Unterzeichners. Diese IP-Adresse wird im Protokoll „Document viewed“ angezeigt, wenn der Unterzeichner selbst das Dokument von dieser Adresse aus geöffnet hat.
💡 Tipp: Um zu verhindern, dass unbekannte Adressen im Audit-Trail vorkommen, können Sie die Unterzeichner-Authentifizierungsfunktion verwenden. Auf diese Weise wird die Dokumentenschnittstelle unkenntlich gemacht und der Zugriff eingeschränkt, bis der Authentifizierungscode eingegeben wird.
Audit Log Type | Anlass | |
Protokolle zum Erstellungsstatus von Dokumenten | ||
document created
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Tritt jedes Mal auf, wenn ein Dokument erstellt wird. | |
document sent
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Tritt jedes Mal auf, wenn ein Dokument an einen Unterzeichner gesendet wird. Es wird einmal für jeden Unterzeichner erstellt (auch wenn der Unterzeichner der Eigentümer des Dokuments ist). |
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signer authentication
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Tritt auf, wenn die Unterzeichnerauthentifizierung per SMS für einen Unterzeichner aktiviert ist. | |
Vom Unterzeichner ausgelöste Protokolle |
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document viewed
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Tritt auf, wenn das Dokument von Unterzeichnern angezeigt wird. |
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document signed
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Occurs when the document is signed by a signer. Tritt auf, wenn das Dokument von einem Unterzeichner signiert wird. Bedingungen: Wenn dies der letzte erforderliche Unterzeichner war, gefolgt von Dokument abgeschlossen. |
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document declined
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Occurs when a document is declined by a signer. Tritt auf, wenn ein Dokument von einem Unterzeichner abgelehnt wird. Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung |
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signer bounced
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Occurs when email delivery fails for a signer, also known as bounce. Tritt auf, wenn die E-Mail-Zustellung für einen Unterzeichner fehlschlägt, auch bekannt als Bounce. Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung |
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signer removed
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Occurs when a signer is removed from the signer list. Tritt auf, wenn ein Unterzeichner aus der Unterzeichnerliste entfernt wird. Bedingungen: Dies ist nur möglich, wenn das Dokument optionale Unterzeichner hat. Auswirkungen: Wenn alle Unterzeichner entfernt werden, führt dies dazu, dass das Dokument storniert wird, gefolgt von Dokument Stornierung |
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document forwarded
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Occurs when a signer forwards the document to some other person for signing. Forwarding always includes information about the name and email of the new signer and it might include a forwarding reason as well. Tritt auf, wenn ein Unterzeichner das Dokument zum Signieren an eine andere Person weiterleitet. Die Weiterleitung enthält immer Informationen über den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Unterzeichners und möglicherweise auch einen Weiterleitungsgrund. Bedingungen: Es ist nicht möglich, Dokumente mit aktiviertem 2FA weiterzuleiten. Es ist jedoch möglich, Dokumente bei aktivierter PIN nach erfolgreicher PIN-Eingabe weiterzuleiten. Der neue Unterzeichner wird ebenfalls nach einer PIN gefragt. Auswirkungen: Gefolgt vom Protokoll „document_sent“ zum Senden an einen neuen Unterzeichner. |
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Von Teammitgliedern ausgelöste Protokolle |
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signer removed
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Occurs when a signer is removed from the signer list. Tritt auf, wenn ein Unterzeichner aus der Unterzeichnerliste entfernt wird. Bedingungen: Dies ist nur möglich, wenn das Dokument optionale Unterzeichner hat. Auswirkungen: Wenn alle Unterzeichner entfernt werden, führt dies dazu, dass das Dokument storniert wird, gefolgt von Dokument Stornierung. |
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document revoked
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Occurs when the document is cancelled by the owner or a team member with privileges to cancel documents. Tritt auf, wenn das Dokument vom Eigentümer oder einem Teammitglied mit Berechtigungen zum Stornieren von Dokumenten storniert wird. Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung. |
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Vom System ausgelöste Protokolle | ||
document expired
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Occurs if the document is not completed within the given expiry time frame. Tritt auf, wenn das Dokument nicht innerhalb des angegebenen Ablaufzeitraums fertiggestellt wird. Auswirkungen: Diese Aktion wird von Xodo Sign automatisch ausgelöst. |
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Dokumentieren Sie Endstatusprotokolle |
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document completed
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Tritt auf, wenn das Dokument erfolgreich abgeschlossen wurde. |
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document cancelled
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Tritt auf, wenn das Dokument aus irgendeinem Grund storniert wird. |