Audit Signaturverfolgung

Jede Transaktion, die während des Signierens eines Dokuments stattfindet, wird sicher gespeichert. Sobald ein Dokument fertiggestellt ist, wird dieses Protokoll in einen Audit Trail übersetzt und an Ihr endgültiges PDF-Dokument angehängt. Sie können jedoch auch auf eine Nicht-PDF-Version Ihres Audit-Trails für jedes abgeschlossene Dokument zugreifen, indem Sie zu Ihrer Liste „Completed documents“ navigieren und „Audit-Trail“ aus dem Menü der rechten Schaltfläche auswählen.

⚠️Möglicherweise bemerken Sie unbekannte IP-Adressen in Ihrem Audit Trail

Wenn ein Dokument per E-Mail verschickt wird, ist es gut zu bedenken, dass einige E-Mail-Clients Virenscanner enthalten, die Links in der E-Mail öffnen, um sie auf Malware zu scannen. Der Scanner kann den empfangenen Signaturlink scannen, und der Scan kann von jeder IP-Adresse aus durchgeführt werden, nicht unbedingt von der IP des Unterzeichners. Diese IP-Adresse wird im Protokoll „Document viewed“ angezeigt, wenn der Unterzeichner selbst das Dokument von dieser Adresse aus geöffnet hat.

💡 Tipp: Um zu verhindern, dass unbekannte Adressen im Audit-Trail vorkommen, können Sie die Unterzeichner-Authentifizierungsfunktion verwenden. Auf diese Weise wird die Dokumentenschnittstelle unkenntlich gemacht und der Zugriff eingeschränkt, bis der Authentifizierungscode eingegeben wird.

 

Audit Log Type Anlass
Protokolle zum Erstellungsstatus von Dokumenten
0181-file-add.png document created Tritt jedes Mal auf, wenn ein Dokument erstellt wird.
0154-paper-plane.png document sent Tritt jedes Mal auf, wenn ein Dokument an einen Unterzeichner gesendet wird.
Es wird einmal für jeden Unterzeichner erstellt (auch wenn der Unterzeichner der Eigentümer des Dokuments ist).
0108-lock.png signer authentication Tritt auf, wenn die Unterzeichnerauthentifizierung per SMS für einen Unterzeichner aktiviert ist.

Vom Unterzeichner ausgelöste Protokolle

0786-file-preview.png document viewed

Tritt auf, wenn das Dokument von Unterzeichnern angezeigt wird.

0210-register.png document signed

Occurs when the document is signed by a signer.

Tritt auf, wenn das Dokument von einem Unterzeichner signiert wird.

Bedingungen: Wenn dies der letzte erforderliche Unterzeichner war, gefolgt von Dokument abgeschlossen.

0925-prohibited.png document declined

Occurs when a document is declined by a signer.
There is an optional decline reason that will be stored in the audit trail as well.

Tritt auf, wenn ein Dokument von einem Unterzeichner abgelehnt wird.
Es gibt einen optionalen Ablehnungsgrund, der ebenfalls im Audit-Trail gespeichert wird.

Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung

0925-prohibited.png signer bounced

Occurs when email delivery fails for a signer, also known as bounce.

Tritt auf, wenn die E-Mail-Zustellung für einen Unterzeichner fehlschlägt, auch bekannt als Bounce.

Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung

0925-prohibited.png signer removed

Occurs when a signer is removed from the signer list.

Tritt auf, wenn ein Unterzeichner aus der Unterzeichnerliste entfernt wird.

Bedingungen: Dies ist nur möglich, wenn das Dokument optionale Unterzeichner hat.

Auswirkungen: Wenn alle Unterzeichner entfernt werden, führt dies dazu, dass das Dokument storniert wird, gefolgt von Dokument Stornierung

0837-arrow-right.png document forwarded

Occurs when a signer forwards the document to some other person for signing. Forwarding always includes information about the name and email of the new signer and it might include a forwarding reason as well.

Tritt auf, wenn ein Unterzeichner das Dokument zum Signieren an eine andere Person weiterleitet. Die Weiterleitung enthält immer Informationen über den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Unterzeichners und möglicherweise auch einen Weiterleitungsgrund.

Bedingungen: Es ist nicht möglich, Dokumente mit aktiviertem 2FA weiterzuleiten. Es ist jedoch möglich, Dokumente bei aktivierter PIN nach erfolgreicher PIN-Eingabe weiterzuleiten. Der neue Unterzeichner wird ebenfalls nach einer PIN gefragt.

Auswirkungen: Gefolgt vom Protokoll „document_sent“ zum Senden an einen neuen Unterzeichner.

Von Teammitgliedern ausgelöste Protokolle

0925-prohibited.png signer removed

Occurs when a signer is removed from the signer list.

Tritt auf, wenn ein Unterzeichner aus der Unterzeichnerliste entfernt wird.

Bedingungen: Dies ist nur möglich, wenn das Dokument optionale Unterzeichner hat.

Auswirkungen: Wenn alle Unterzeichner entfernt werden, führt dies dazu, dass das Dokument storniert wird, gefolgt von Dokument Stornierung.

0925-prohibited.png document revoked

Occurs when the document is cancelled by the owner or a team member with privileges to cancel documents.

Tritt auf, wenn das Dokument vom Eigentümer oder einem Teammitglied mit Berechtigungen zum Stornieren von Dokumenten storniert wird.

Folgen: Gefolgt von Dokument Stornierung.

Vom System ausgelöste Protokolle
0753-timer-crossed.png document expired

Occurs if the document is not completed within the given expiry time frame.

Tritt auf, wenn das Dokument nicht innerhalb des angegebenen Ablaufzeitraums fertiggestellt wird.

Auswirkungen: Diese Aktion wird von Xodo Sign automatisch ausgelöst.

Dokumentieren Sie Endstatusprotokolle

0182-file-check.png document completed

Tritt auf, wenn das Dokument erfolgreich abgeschlossen wurde.

0925-prohibited.png document cancelled

Tritt auf, wenn das Dokument aus irgendeinem Grund storniert wird.

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